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什么是项目管理?项目管理基础之了解依赖关系

世界上没有任何事情是孤立的。为了满足您的需求,您必须依靠周围的其他人。如果您需要面包,则必须从其他人那里购买。…

什么是项目管理

世界上没有任何事情是孤立的。为了满足您的需求,您必须依靠周围的其他人。如果您需要面包,则必须从其他人那里购买。如果您感到孤独,则必须与另一个人联系。如果您的汽车有故障,则需要机械师为您修理。如果一个国家生产一件东西,它需要另一个国家购买它生产的东西。这表明,在世界上,所有事物和每个人都依赖某物或某人。在项目管理方面也是如此。项目的成功实施取决于人员,其他项目,项目资源,子项目之间的相互关系。这些因素之一的变化会影响其他因素以及整个项目的完成。

例如,如果您要构建一个移动应用程序,则将需要程序员为该应用程序编写代码,需要UX设计人员来设计界面,需要撰稿人为该应用程序创建副本,等等。如果这些团队之一失败或未能按时完成任务,那么它们会影响整个项目管理流程的完成。不同项目变量的这些相互关系称为依赖关系。项目管理系统具有的依赖性越多,则它就越复杂。在某些情况下,项目甚至可能会受到外部因素的依赖,例如项目发起人,监管机构,供应商等。

显然,为了有效,高效地实施项目,项目经理需要全面了解影响项目的依赖关系,并采取适当的措施来管理这些依赖关系并确保一切顺利进行。例如,当不同的团队共享依赖关系时,团队之间必须开放沟通渠道。这有助于最大程度地减少冲突的发生,并确保效率不受影响。那么,什么是项目管理?在今天的文章中,您将学习有关项目管理依赖项所需的所有知识。

项目管理有什么依赖性?

项目管理流程

依赖关系是项目中两个活动/任务之间或活动与里程碑之间存在的逻辑关系。简而言之,依赖关系是定义执行任务顺序的关系。如果您有两个相关的任务A和B,则依赖项将定义执行任务的顺序。这与开始或完成任务有关。例如,您可能会发现任务B在任务A完成之前无法启动,或者任务B在任务A完成之前无法完成。

为了使这一点更容易理解,我们以会议为例。在第一次开会之前,您无法发送会议记录。开会是任务A,发送会议记录是任务B。发送会议记录取决于开会。另一个很好的例子是房屋建筑。建造墙壁后,才能盖上屋顶。因此,屋顶的安装取决于首先要建造的墙壁。

项目依赖类型

计划依存关系

项目经理必须对任务之间的依赖关系有透彻的了解。只有这样他或她才能制定项目时间表。了解进度依赖关系将使项目经理能够确定任务执行的顺序。这将防止混乱并提高效率,确保项目顺利实施。在项目管理中,存在四种类型的计划依赖项:
项目管理流程

资料来源:ProjectManager。

  • 完成启动(FS):这是指其中一个任务必须先完成而另一任务才能开始的情况。例如,A FS B意味着必须先完成名为A的活动/任务,然后才能开始名为B的活动。换句话说,直到A完成,B才能启动。例如,您必须先完成土地购买(A),然后才能开始在土地上建造房屋(B)。
  • 完成到完成(FF):这是指其中一个任务要等到另一个任务完成才能完成的情况。例如,A FF B表示要完成活动B,A必须先完成。例如,如果要烘烤蛋糕,则需要先烘烤蛋糕(A),然后再将其加糖(B)。当然,您甚至可以在蛋糕完全烘烤之前就开始准备糖霜,但只有打包完成后才能将糖霜放在蛋糕上。
  • 开始启动(SS):这是指必须启动一项任务才能启动另一项任务的情况。例如,SS B表示活动B在活动A开始之前无法开始。例如,如果您正在修建道路,则无法在浇筑沥青(A)之前开始对道路(B)进行平整。但是,一旦开始浇筑沥青,即使尚未完成浇筑,也可以开始流平。
  • 开始完成(SF):这是指必须开始一项任务才能完成另一项任务的情况。例如,SF B表示活动B要结束,活动A必须已经开始。例如,在两名保安员轮班工作的情况下,保安员A必须到达工作地点并开始其轮班,然后保安B才能完成他的轮班。

在谈论依赖项时,之前的任务称为前任,而之后的任务称为后继。一个后继任务可以有多个前任,而一个前任可以有多个后任。

依赖公司内部或外部,项目内部或外部

依赖关系不仅发生在项目内部,而且发生在组织内部和外部的项目影响范围之外。公司内部发生的依赖关系有两种类型:项目内或项目外。公司内部和项目中发生的依赖关系包括依次执行的项目任务(例如,在培训用户之前,您必须准备培训材料)。公司内部但与项目无关的依赖关系是与其他项目形成的链接(例如,要启动项目B,必须首先完成项目A的第一阶段)。

公司外部发生的依赖关系也有两种类型:项目内或项目外。在公司外部但在项目内部发生的依赖关系的一个例子是,某些任务必须由第三方供应商完成(例如,提供软件)。公司内部以及项目外部发生的依赖关系的一个示例是必须批准的健康和安全标准(例如,在建筑项目中,必须由外部机构签署建筑计划)。

其他类型的依赖

除了上面讨论的四种类型的依赖关系之外,项目管理还有其他类型的依赖关系类别,例如:

1.因果关系

这些依赖关系发生在项目任务的自然流程中。每个后续任务都取决于上一个任务的完成。例如,烘烤蛋糕时,您必须首先购买原料,将它们混合在一起,然后将混合物放入烤箱中烘烤。如果您避免在此给定过程中执行任何步骤或任务,则该项目将失败。

2.基于资源的依赖性

这些依赖性是由项目约束引起的。他们没有任何因果关系。换句话说,如果所有资源都可用,那么所有任务将同时进行。例如,在项目上熟练的专业人员数量有限的情况下,任务必须按顺序进行,因为项目没有足够的人力来按顺序完成所有工作。

3.优先依赖

这些由协议,最佳实践或首选过程确定。换句话说,任务的顺序由项目经理的首选顺序确定。

4.跨团队Dependencie小号

这些发生在大型项目中,多个项目团队携手合作。在两个或多个项目团队需要彼此交付的项目中,存在跨团队依赖性。

跨团队依赖关系的类型

跨团队依赖性的各种类型包括:

1.技术依赖性

技术依赖性是指两个项目之间的关系会影响可交付成果的技术成果。当团队B在没有团队A生产的特定交付物的情况下无法(轻松)前进时,就会发生这种情况。这就像在项目进度中非常常见的从头到尾的依赖关系,唯一的区别是这种情况是在两个团队之间发生的。

一个很好的例子是在IT项目中,营销团队只有在他们从设计团队那里获得设计规范和产品功能之类的详细信息之后,才能开始进行营销活动。工程团队还必须等待设计团队才能开始开发硬件。

2.计划依赖

为此的另一个名称是同步依赖性。这是两个项目之间发生的依赖关系,其中项目A的时间安排会影响项目B的结果。当两个项目同时需要两个可交付成果时,通常会发生这种情况。这种依赖性类似于在同一项目中的任务之间发生的从头到尾的依赖性。

3.资源依赖

当两个项目共享关键资源时,就存在这种依赖关系。这种依赖性在组织中的项目组合级别或资源管理器级别进行管理。为了使和谐与效率占上风,项目团队必须意识到他们共享关键资源。这两个团队必须了解如何和谐地使用这些资源。

当一个项目使用关键资源时,其他项目可能使用更少的资源,或者不得不等到第一个项目完成。这意味着当第一个项目偏离轨道,并使用关键资源投入了额外的计划外时间时,等待使用资源的其他项目将受到影响。资源依赖性会导致项目环境中的许多混乱或冲突。如果任其溃烂,可能会变得有毒无益。

可以通过分配资金来获取更多的关键资源来减少对资源的依赖,以确保不同的项目不会在同一资源上发生冲突。但是,这并不总是可行的。处理此类冲突的最佳方法是在使用相同关键资源的情况下,促进不同项目之间的沟通和协作水平(如果可能)。这将确保不同的项目团队不会将自己视为不同的草皮,从而导致许多非生产性的冲突,最终导致项目脱轨或导致延误和严重的低效率。团队负责人应了解彼此的资源依赖关系,并保持开放的对话态度,相互尊重,并找到使事情顺利进行的方法。

4.信息依赖

这种依赖性关系到项目之间的沟通。项目A共享的信息可能会影响项目B的范围或完成项目所采用的方法。当两个项目之间有一个已知的接触点时,通常就存在信息依赖性。例如,如果团队A正在进行工程标准,体系结构,操作程序或安全性方面的更改,那么这可能会对团队B的工作产生影响。团队B甚至不得不修改其所做的工作,以适应团队A提供的新知识框架。

因此,两个项目团队必须保持密切的沟通,以确保顺利运行并避免效率低下,例如必须对项目的某些部分进行返工。信息依赖关系还可以取决于一个项目团队开发的新知识和新功能,这将使另一个项目团队受益。这在技术项目中很常见。

依赖和约束

依赖关系与约束具有因果关系。约束是定义必须在其中完成或执行任务的边界的约束。简而言之,约束定义了项目的边界。一些最常见的约束是预算,资源和进度。必须在资源,金钱和时间的限制内执行项目。如果有5个人在工作,则该项目只能管理5个人可以做什么,而不是10个人可以做什么。人力是一种资源约束。诸如人力,金钱,缺乏专业知识和可用时间不足之类的约束条件可能导致出现依赖关系。例如,假设有四个蛋糕要涂奶油,但是只有一个面包师具有足够的技能来做到这一点。在这种情况下,依赖关系会自动在两个蛋糕之间发展,因为下一个蛋糕的奶油取决于先上一个蛋糕的奶油。

如您所见,约束(只有一位熟练的面包师可用)在蛋糕之间创建了依赖关系。在不同的设置中,依赖关系本身可能是约束的原因。例如,裁缝要先进行测量,然后才能开始实际缝制。如果进行测量需要10分钟,但裁缝只有一个小时可以处理礼服,则他或她只有50分钟可以在截止日期之前完成工作。裁缝花10分钟进行测量是不可协商的,这就是为什么他们将约束设置为50分钟而不是最初的1小时。如果还有更多的非谈判活动占用时间,则时间限制将进一步缩小。
项目管理系统

项目的三个关键约束。资料来源:ProjectManager。

通常根据三个关键约束来定义项目管理:成本,时间和范围。它们通常表示为三角形的三个边。这个三角形的面积等于项目的可交付成果。如果以任何方式更改三角形的边(约束),都会影响面积,这意味着约束的变化会导致项目的整体质量发生变化。项目经理应跟踪项目中的所有依赖关系和约束,并在项目完成时以确保效率,有效性和高质量产品的方式重新分配资源。

项目管理中的依赖

依赖性管理对于项目组合计划和项目执行至关重要。未知的依存关系是主要风险,在复杂的项目环境中工作时,未及早识别出项目依存关系可能会导致项目脱轨。要有效地管理项目依赖关系,请按照下列步骤操作:

1.集思广益

花时间集思广益,对项目中包含的所有可能依赖项及其相关约束进行集思广益。这将帮助您确定或确定关键路径。通过对项目依赖项的深入了解,您将能够高效,高效地实施项目。

2.利益相关者的参与

与相关的利益相关者合作,以确保他们了解项目中最关键的约束和依赖性。如果某些利益相关者参与进来,这尤其必要。例如,如果某项任务仅在项目发起人释放某些资金或签署某份文件之后才发生,那么重要的是要使发起人了解这种依赖性及其对项目其余部分的影响。

3.头脑风暴的风险与挑战

项目团队应该共同集思广益,因为项目的依赖性和约束可能会带来风险和挑战。例如,如果任务B在任务A完成之前无法启动,则项目团队必须保持警惕,以确保任务A及时完成。这将消除延迟交货的风险和后果。

4.优先次序

确定如何确定依赖关系及其相关时间范围的优先级。依赖项的优先级将取决于它对项目的影响。在对依赖关系进行优先级排序时,请考虑以下事项:

  • 对实现项目目标或实现特定项目任务的依赖关系如何?
  • 依赖性对项目的里程碑,范围,收益,预算,质量,时间安排或第三方/合同协议有什么影响?
  • 依赖性将对项目活动的当前状态产生什么影响?
  • 这种对法规,法律或政策合规性的依赖性有多重要?
  • 依赖性将对计划的项目分析产生什么影响?
  • 如果依存关系没有立即得到解决,最有可能导致什么调度问题?

5.分类

重要的是,尤其是对于大型项目,确定如何对依赖项进行分类非常重要。这有助于更轻松地参考和思考项目。您可以根据以下内容对它们进行分类:

  • 在多个项目相交的地方,请根据每个依赖项所源自的项目进行分类。
  • 项目工作流受每个依赖项影响。
  • 每个依赖项的所有者。

6.定义依赖关系所有权

在大多数情况下,但不是全部,每个依赖项都有一个所有者–即项目或负责成功交付的项目或对其进行最大投入的人员。确定依赖性所有者可以提高通信和交付的效率/速度。

7.确定记录,存储,分发或跟踪的方法

预先确定要使用哪些方法来记录,存储,分发或跟踪项目的依存关系,这一点很重要。您可以使用:

  • 文字处理文件
  • 简单的数据库系统,例如Microsoft Access
  • 复杂的数据库系统,例如ORACLE。
  • 试算表
  • 依赖跟踪软件包
  • 内联网或基于Web的存储和检索系统

8.与项目团队的沟通

项目经理应确保所有项目团队成员都充分了解自己的职责以及这些职责如何与依存关系保持一致。确保团队成员理解依赖关系将确保项目顺利有效地实施。当项目团队成员不了解项目依赖关系时,他们很可能会彼此产生分歧。例如,如果B团队需要A团队提供一定的交付物才能继续进行,那么A团队的延迟交付将对B团队产生影响。这可能导致两个团队之间发生争执和冲突。

除了与团队成员会面并大声疾呼外,确保团队成员了解依赖关系的另一种方法是以使团队成员具有日常交互的方式来构造项目工作空间。当团队成员经常互动时,就会形成有机的团结和对话,这将有助于他们了解彼此的需求量。这将帮助团队成员开始将项目视为一个有机实体,而不是分散的派系。

例如,如果一个软件开发项目中的团队成员不互动,他们每个人都会感觉到他们正在执行的任务比其他人正在执行的任务优越。当他们进行交互时,他们开始意识到,如果整个项目都没有成功,那么他们各自的任务就一文不值。然后,他们将开始积极主动地互相帮助,以确保该项目在最后期限内以高质量完成。

结论

显然,理解和正确管理依赖关系对于项目的成功至关重要,特别是在处理具有许多组件且与大型组织生态系统中的其他项目相交的大型复杂项目时。在这种情况下,了解和理解项目中的所有依赖关系将有助于最大程度地减少冲突,提高效率并确保在规定的期限内完成项目。

如果项目运行不顺利,则项目经理应查看依赖关系,并查看它们是否影响项目的交付。例如,是否因为一个团队没有交付另一团队依赖的项目而导致项目延迟?项目经理还应确保参与项目的所有人员和团队都了解项目依赖性及其在确保成功完成项目中的特定角色。

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作者: 茂石虎

茂石虎(www.maoshihu.com)互联网从业20年,行业领导者,擅长SEO、网络营销、视频营销、内容营销等。

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